A gestão de ativos digitais ou, em inglês, Digital Asset Management, tem uma sigla que nos ajuda a compreender muito bem a sua função.
Numa palavra: DAM.
Também em inglês, “DAM!” – além de ser uma sigla utilizada para Digital Asset Management – significa “barragem”, em português.
E o que faz uma barragem? Em poucas palavras, uma barragem permite-nos conter e gerir grandes quantidades de água, de modo a distribui-la de forma mais organizada e eficiente à população.
A gestão de ativos digitais faz o mesmo pelos conteúdos digitais das empresas.
Os inventários das empresas são, hoje, cada vez mais compostos por ativos digitais (ou digital assets), desde o primeiro documento de uma estratégia até ao documento de apresentação final e à sua implementação, que pode ir desde uma simples publicação numa rede social até à complexidade de uma aplicação móvel ou de um podcast, passando ainda pelo blog, a newsletter, o website ou landing page.
Tudo isto e mais ainda são ativos digitais de uma empresa ativa na era digital.
Todos estes ativos requerem a criação de bases de dados, de documentos de apresentação prévia ou de análise posterior; precisam de textos, cores, gráficos, imagens, vídeos, áudios, etc., a partir dos quais diferentes equipas multidisciplinares criam, implementam e analisam todo o tipo de conteúdos e resultados.
São muitos documentos. Muitos ficheiros. É muita informação.
A gestão de ativos digitais é, por isso, inevitável. Quanto mais e melhor estiverem estes ativos digitais organizados, mais eficiente será a sua produção e, assim, melhores serão os seus resultados.
Talvez a noção de DAM já faça um pouco mais de sentido?
O Digital Asset Management é a barreira atrás da qual contém todos os seus ativos digitais, de modo a que os conteúdos saiam “lá para fora” de forma organizada e eficiente, prontos a serem distribuídos e consumidos pelo seu público.
Neste artigo, vamos definir o conceito de Digital Asset Management, explicar os diferentes tipos de gestão de ativos digitais que existem e ainda demonstrar todos os benefícios para a sua equipa e empresa.
Vamos a isso?
O que é o Digital Asset Management?
O Digital Asset Management é então um sistema para a gestão de ativos digitais de toda uma empresa, a partir do qual se armazenam, se organizam e se gerem todos os ficheiros e arquivos digitais produzidos.
Ou seja, funciona como uma central de gestão de conteúdos e dados, aos quais os membros de uma equipa têm acesso.
Quando bem feita, esta gestão transforma-se numa ajuda preciosa não só para a coerência de comunicação de uma marca, como para a fluidez do trabalho produzido e a produzir.
Para isso, é importante saber que vai lidar com diferentes tipos de ficheiros e tipos de conteúdos.
Tipos de gestão de ativos digitais
Quando uma empresa toma a decisão de (finalmente) se organizar e passar a gerir os seus ativos digitais de forma mais eficiente, vale a pena ter em conta os diferentes tipos de ativos digitais. São três:
Gestão de ativos digitais de marca
Estes são os dados diretamente ligados à gestão estratégica e de comunicação de marca, nos quais se incluem as informações necessárias para vendas.
Gestão de ativos digitais de produção
Aqui organizamos todos os dados de produção e execução dos projetos da empresa, incluindo todas as informações e conteúdos necessários para o efeito.
Gestão de ativos digitais de biblioteca
Aqui armazenamos, de uma forma lógica, todos os ativos digitais, para um acesso mais rápido e intuitivo.
Para que tudo corra de feição, é necessário recorrer a programas e software específicos, cujas funcionalidades permitam a organização e a distribuição dos ativos, de modo mais eficiente.
Em seguida, vamos falar dos benefícios da gestão de ativos digitais.
Mas antes, uma nota de especialista: se a todo este processo adicionar um sistema de gestão de conteúdo, vai poder testemunhar a verdadeira força de uma comunicação digital fluída e organizada.
Benefícios da gestão de ativos digitais
A organização eficiente dos seus ativos vai colocá-lo à frente da sua competição. Esta gestão oferece-lhe um maior controlo sobre a comunicação e consistência da marca e o aumento da produtividade, em geral.
E isto acontece porque passa a ter acesso a:
- Uma maior agilidade – as equipas têm tudo o que precisam de forma mais rápida, principalmente se o sistema contemplar filtros de pesquisa.
- Uma maior partilha – com múltiplas funções e várias pessoas envolvidas num mesmo projeto (e outros tantos, ao mesmo tempo), este sistema permite a todos os envolvidos não só o acesso aos ficheiros, como também permite a sua modificação ali mesmo (guardando-os no mesmo sítio). Ou seja, todos trabalham com as versões mais atualizadas dos ativos.
- Um maior controlo – e ainda que todos possam ter acesso a todos os ativos, é possível fazer com que o mesmo seja controlado, mediante autorização. Isto evita potenciais confusões ou entropias, ao longo de todo o desenvolvimento.
- Uma maior análise – com este sistema, os recursos humanos passam a ter também acesso a informações acerca de quem adicionou, atualizou ou modificou ficheiros, possibilitando ainda relatórios e outros dados relevantes para as equipas de administração e gestão de projetos.
Em suma, estes benefícios resultam numa maior economia de tempo para as empresas, aumentando a sua produtividade e reduzindo os custos de produção.
Além disso, permitem que as suas equipas se concentrem verdadeiramente nos projetos que geram resultados para a empresa, em vez de perderem horas preciosas com questões um pouco mais burocráticas.
Se estiver à procura de uma solução que lhe permita retirar todas as vantagens da era digital e fazer uso dos melhores recursos à nossa disposição para uma maior agilização do fluxo de trabalho, a gestão de ativos digitais é essencial. E, para isso, pode contar connosco.
Tiago Simonette Teixeira | Bluesoft
